Unser Interview mit Chekin: unser Partner für die Gästeregistrierung 

Letzten Monat hatten wir die Gelegenheit zu einem erfolgreichen Meinungsaustausch mit unserem Partner Chekin. Das 30-minütige Interview, das unter diesem Link abrufbar ist, wird in diesem Artikel in vollem Umfang wiedergegeben.

Durch das Lesen des Artikels können unsere Besucher die Vorteile für die Eigentümer entdecken, die diese Zusammenarbeit mit sich bringt, und unseren Partner besser kennenlernen, der uns unterstützt und uns anregt, unsere internen Prozesse zu erneuern und zu verbessern.

Datum: 10/02/2021
Teilnehmer: Nicolas Chavanes, Martin Thor
Dauer: 30 Minuten
Thema: Chekin – Guestia Interview

1. Nicolas: Einleitung

Hallo, mein Name ist Nicolas, ich bin Verkaufsleiter und Gesellschafter bei Chekin.

Heute freuen wir uns sehr, mit Martin zu sprechen, der Property Manager bei Guestia – einer Vermittlungsagentur für Ferienunterkünfte, und Chekin in Verbindung mit einem bei uns integrierten PMS einsetzt; und wir würden gerne mehr darüber erfahren, welchen Mehrwert Guestia durch die Anwendung von Chekin in seinen Arbeitsprozessen dazugewonnen hat.

Nicolas:

Hallo Martin, kannst du dich mal bitte kurz vorstellen:

2. Martin: Vorstellung

Ich bin Property Manager für Ferienimmobilien und einer der Mitbegründer von Guestia. Ich mache im Prinzip alles, was mit Operations, Marketing und IT zu tun hat und sorge dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos abläuft. Außerdem verbringe ich die meiste Zeit mit Aktivitäten im internationalen Verkauf.

3. Nicolas:

Toll Martin. Schön, dich kennenzulernen.

3.1 Kannst du uns mehr über Guestia erzählen, wo und wie viele Ferienimmobilien betreut ihr derzeit?

Martin:

Wir sind schon seit ein paar Jahren auf dem Markt und 2020 war sozusagen unser Durchbruchsjahr. Mehr oder weniger haben wir etwa 250 Immobilien in 5 Ländern mit Hauptsitz in Wien, in Österreich. Außerdem haben wir ein tolles Team von 20 Leuten. Operations und Marketing sind hier in Wien und das Verkaufsteam ist überall in Österreich und Deutschland verteilt, aber wir expandieren gerade an den Gardasee, in die Schweiz und nach Mallorca.

Nicolas:

3.2 Kannst du den Check-in-Prozess beschreiben, so wie ihr ihn vor dem Einsatz von Chekin durchgeführt habt, und kannst du die verschiedenen Problempunkte beschreiben, mit denen ihr konfrontiert wart?

Martin:

Die ganzen rechtlichen Aspekte sind wie ein Alptraum, vor allem in Österreich als einem eher konservativen Land, wenn es darum geht, etwas Neues zu machen. Um hier vollkommen gesetzeskonform zu sein, muss man zwei Dinge tun: man muss die Gästeregistrierung machen und die Ortstaxen abführen, die in jeder einzelnen Stadt und jeder Region sehr unterschiedlich berechnet werden. Zum Beispiel haben wir in Österreich sogar innerhalb der größeren Regionen verschiedene Unterbezirke, in denen die Ortstaxen unterschiedlich berechnet werden. Bevor wir also Chekin verwendet haben, war der Prozess extrem lang und kompliziert.

Das Reinigungsteam hatte die Aufgabe, nach Beendigung der Reinigung die mit den persönlichen Daten der Kunden ausgefüllten Papiere einzusammeln, jedes davon mit einer Ordnungsnummer. Danach mussten wir sie dann an die örtlichen Behörden weiterleiten, je nach Region, damit diese uns die Ortstaxe in Rechnung stellen konnten, die wir dann bezahlt haben.

Nicolas:

3.3 Gab es bei diesen Prozessen viele Fehler oder Irrtümer, weil es so viele manuelle Schritte waren?

Martin:

Fehler sind vorprogrammiert, sei es menschlich oder zum Beispiel, wenn Papiere verloren gehen und man sie vergisst. Fehler sind früher oder später vorprogrammiert!

Außerdem gibt es eine Menge Bürokratie in dem Prozess. Vor allem, wenn man neu in der Branche ist, ist es schwer zu skalieren, was es ziemlich schwer macht zusätzliche Objekte hinzuzufügen, wenn man diesen langweiligen Prozess durchlaufen muss, der natürlich eine Menge Zeit in Anspruch nimmt.

Nicolas:

3.4 Jetzt, wo ihr Chekin einsetzt, was sind die wichtigsten Vorteile, die ihr in euren Arbeitsabläufen seht?

Zum Beispiel in Bezug auf:

– Einhaltung von Gesetzen

– Überprüfung der Identität

Martin:

Ich denke, das Wichtigste ist, dass man die gesetzlichen Vorschriften einhält. Vor allem, wenn du ein neues Unternehmen bist, willst du sicher gehen, dass du alles richtig machst.  Im deutschsprachigen Raum ist man ziemlich streng in Bezug auf Fristen und die Sicherstellung, dass alles korrekt abläuft, daher ist dies einer der wichtigsten und größten Vorteile, die ich bei der Verwendung von Chekin gesehen habe.

Ich meine, es ist eine Art Risikoabsicherung, wenn man es so ausdrücken will, denn wir können unseren Kunden sagen, dass wir zu 100 % gesetzeskonform sind und dass wir alles richtig machen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erfolgt zeitgerecht und man muss sich keine Sorgen machen.

Nicolas:

3.5 Hilft euch die PMS-Integration zu Chekin in diesem Prozess und wie ist dein Feedback zu der PMS-Integration, die ihr jetzt habt?

Martin:

Ja, wenn wir es so machen würden, wie wir es vor ein paar Jahren gemacht haben, wäre es nicht möglich, so zu skalieren, wie wir es jetzt tun. Dass man sich ein bisschen besser um seine Kunden kümmert, ist mit Chekin tatsächlich möglich, denn dieses Tool hilft dir, Zeit zu sparen. Man darf nicht vergessen, dass wir in der Tourismusbranche sind, also hat alles von Anfang bis Ende mit der Betreuung von Gästen zu tun.

Wenn man wiederkehrende Gäste haben will, muss man sich auf dieses Ziel konzentrieren, denn wenn man ständig mit banalen Dingen beschäftigt ist, wie z.B. dafür zu sorgen, dass man Papiere einsammelt und Steuern zahlt … dann wird man sich nie auf andere Dinge konzentrieren können, die dem Unternehmen und den Kunden einen größeren Nutzen bringen.

Nicolas:

3.6 Glaubst du, dass das kontaktlose Check-in-Erlebnis in einer Zeit nach der Pandemie mehr Bedeutung haben wird? Glaubst du, dass dies eine Lösung für touristische Beherbergungsbetriebe sein könnte, damit sie sich schneller regenerieren und einige Kosten reduzieren können?

Martin:

Klar, nach Covid-19 wollen die Gäste sich von anderen Leuten fernhalten und Dinge wie Gästeanmeldung im Vorfeld oder Schlüsselübergabe ohne persönlichen Kontakt machen, was im Grunde dem entspricht, was wir in unseren Ferienunterkünften machen. Ich meine, es gibt immer noch Gäste, die eine andere Art von Nachfrage haben, vielleicht weil sie ein riesiges Haus gebucht haben, und aus diesem Grund möchten sie vielleicht lieber jemanden haben, der sie begrüßt und sagt: “Hier haben Sie den Whirlpool, so funktioniert die Sauna, um die Ecke finden Sie eine Küche…”

Aber ich persönlich glaube nicht, dass die Reisenden dies in Zukunft verlangen werden, denn wenn man so etwas haben möchte, dann sollte man in einem Hotel wohnen (und die Leute wollen nicht in traditionelle Hotels gehen) (die Einstellung ändert sich gerade irgendwie). Was Gäste wirklich wollen, ist etwas Einzigartiges und Neues zu haben und das ist es, was Sie bekommen, wenn Sie ein Haus mieten.

Nicolas :

3.7 Welche andere Lösung von Chekin denkt ihr zu nutzen?

– Biometrischer Abgleich

– Integration mit Türschloss-Anbieter ( Stichwort Self-Checkin )

– Touristische Steuer

– Bezahlung

– Upselling

Martin:

Eigentlich, denke ich, dass das eine Art weitere Kontrolle ist, die der Kunde von uns erfüllt haben möchte, nämlich sicherzustellen, dass wir die Codes regelmäßig ändern und dass nur der Gast tatsächlich in die Immobilie kommt …

Der Self-Check-in erfolgt bei uns zu 75 % kontaktlos. Zur Zeit gibt es für die meisten unserer Kunden unterschiedliche Zugangs-Systeme, da sich z. B. im westlichen Teil des Landes die Einstellung unserer Kunden dahingehend ändert, dass sie sagen: “Wir müssen einen Schlüssel haben” – es gibt keine andere Möglichkeit, “warum sollte ich keinen Schlüssel haben”…

Die Möglichkeit, etwas an der Liegenschaft zu ändern, hängt also stark von dem Land ab, in dem das Haus vermietet wird.

Auch der Self-Check-in ist ein Prozess, der Schritt für Schritt eingeführt werden muss, denn man kann nicht einfach von einem Tag auf den anderen erwarten, dass die Leute die Schlüsselsysteme wegwerfen, denn das ist natürlich etwas, das mit Investitionen zu tun hat und nicht jeder Immobilienbesitzer ist dazu bereit.

Aber alles, was uns den Alltag erleichtert, ist sicher von Vorteil.

4. Martin:

4.1 Plant ihr, weitere Funktionen zu entwickeln, was ist eure Roadmap für die nächsten Monate?

Nicolas :

Wir haben gerade unserem Produkt die Funktion hinzugefügt, Touristensteuern während des Online-Check-in-Prozesses einzubehalten, und die Funktion, einen Betrag auf dem CC der Gäste als Kaution zurückzubehalten. In ein paar Wochen wird es auch möglich sein, Gäste während des Online-Check-Ins aufzufordern, den fälligen Restbetrag zu bezahlen, oder ihnen zusätzliche Serviceleistungen (Upsellings) zu verkaufen.

Als Nächstes werden wir eine Gäste-App herausbringen, mit der die Gäste nicht nur den Online-Check-in auf eine sauberere und einfachere Art und Weise durchführen können, sondern auch in der Lage sein werden, sich später wieder einzuloggen, wann immer sie ihre Daten checken/bearbeiten oder ein zusätzliches Service in Anspruch nehmen möchten. Bei der Registrierung speichern wir ihre Daten, so dass sie bei ihrem nächsten Besuch den Online-Check-in mit einem einzigen Klick erledigen können.

Jeden Monat fügen wir auch weitere Smart Locks-Integrationen hinzu, um noch mehr Lösungen für den Self-Check-in anzubieten; als nächstes planen wir, die Überprüfung von Hintergrundprofilen zu vertiefen.

Martin:

4.2 Was würdest du sagen, sind die häufigsten Herausforderungen während des Check-in-Prozesses für Ferienvermietungsagenturen wie uns?

Nicolas:

Ich kann sagen, dass sie sich mit zu vielen Schritten auseinandersetzen müssen (Gästeidentifikation, Gästeregistrierung, das Einchecken selbst, das Berechnen der Ortstaxe, das Einfordern der Kaution), was es ihnen schwer macht, zu wachsen, und unsere Lösung hilft ihnen, den gesamten Prozess zu automatisieren und so eine Menge Zeit und Geld pro Jahr zu sparen.

Martin:

4.3 Wie wird sich deiner Meinung nach die Nachfrage nach eurer Serviceleistung in den nächsten Monaten verändern?

Nicolas:

Von dem Moment an, als Covid-19 in unser Leben trat, haben wir noch mehr Anstrengungen in dieses Projekt gesteckt, um mehr und mehr zu automatisieren und Lösungen wie den Self-Check-in anzubieten, um menschliche Kontakte zu reduzieren. Wir haben in den letzten Monaten eine Menge Interesse gesehen.

Martin:  

4.4 Was hältst du von der ID-Verifizierung, wird sie in der gesamten EU verpflichtend sein?

Nicolas:

Wenn du also ferngesteuerte Zugangssysteme für Gäste anbietest, ist es in der EU bereits vorgeschrieben, die Identität der Gäste zu überprüfen, und es ist auch für deine eigene Sicherheit besser, sicherzustellen, dass die Personen, die deine Ferienunterkünfte betreten, auch diejenigen sind, die die Unterkunft gebucht haben.

Aus diesem Grund bitten wir unsere Gäste beim Online-Check-in, ein Selfie und ein Bild ihres Ausweises/Passes zu machen. Mit biometrischer Technologie vergleichen wir das Bild des Ausweises/Passes mit dem Selfie und erst nachdem wir die Identität überprüft haben, senden wir ihnen den Code der Tür, um ihnen einen ferngesteuerten Zugang zu ermöglichen.