Viele Vermieter machen sich Gedanken darüber, wie sie die Begrüßung neu angereister Gäste, die Gästeregistrierung sowie die Schlüsselübergabe stressfrei, bequem und sicher gestalten können.

Der Check-in kann, besonders wenn Sie Ihre Ferienimmobilie aus der Ferne verwalten, zu einer großen Herausforderung werden. Ungünstige Verkehrs- oder Wetterbedingungen oder unvorhersehbare Ereignisse können zu Verspätungen bei der Anreise führen und so manchem Gastgeber, der seine Gäste persönlich begrüßen möchte, den Zeitplan gehörig durcheinanderbringen.

Damit der Check-in für Ihre Gäste und für Sie so rasch und einfach wie möglich abläuft, stellen wir Ihnen hier ein paar Optionen vor, mit denen Sie den Check-in-Vorgang automatisieren und Ihren Gästen ein zuverlässiges innovatives Service zur Verfügung stellen können.

Bevor wir Ihnen jedoch den neuen praktischen Online Check-in sowie die Vorteile der automatischen Gästeregistrierung vorstellen, möchten wir zunächst näher darauf eingehen, welche Schritte beim Empfang und der Anmeldung Ihrer Gäste prinzipiell zu beachten sind.

1 Alle Stufen des traditionellen Check-in

Schon bei Anreise der Gäste gestalten sich die administrativen Prozesse für die Gästeanmeldung und den Check-in relativ aufwendig. Abgesehen von der persönlichen Schlüsselübergabe – für die es bereits zahlreiche alternative Lösungsmöglichkeiten gibt – sind amtliche Meldezettel auszufüllen, die Pässe der Gäste zu kontrollieren, eine Ortstaxe und gegebenenfalls eine Kaution einzuheben sowie die Hausordnung zu besprechen und von den Gästen signieren zu lassen.

1.1 Gäste empfangen

Ihre Gäste persönlich zu empfangen bedeutet zu einem vereinbarten Termin pünktlich an Ort und Stelle zu sein und die Schlüssel zu übergeben. Die Organisation beginnt jedoch schon davor. Die Gäste müssen zeitgerecht über die Adresse der Ferienunterkunft informiert werden, wenn möglich sollten auch Rückfragen zur Anfahrt sowie zu Parkplatzmöglichkeiten vorab geklärt werden.

Wenn Sie Ihre Gäste in die Unterkunft begleiten ist es wichtig, von Anfang an ein paar Instruktionen und Anweisungen bezüglich der Hausordnung oder beispielsweise des Gebrauchs der Waschmaschine zu geben, die von den Gästen zu befolgen sind. Weisen Sie unbedingt auf Notfallnummern sowie auf Ihre Kontaktdaten hin, die in der Unterkunft selbst gut sichtbar ausgehängt sein sollten.

Gerade am Anfang tauchen viele Fragen auf, wie z.B. wo der Müllraum zu finden ist oder wie der Code für die WLAN-Verbindung lautet.

1.2 Meldepflicht

Als Verwalter einer Ferienwohnung gibt es verschiedene Pflichten, denen Sie nachkommen müssen. Eine davon ist die Meldepflicht Ihrer Gäste. Das Gesetz schreibt vor, dass für jeden Aufenthalt in einer Ferienunterkunft eine Gästeregistrierung erforderlich ist. Die Gästeanmeldung muss, unabhängig von der Aufenthaltsdauer, sofort bei Ankunft der Gäste in einem offiziellen Gästeverzeichnis eingetragen werden.

Sobald die Unterkunft verlassen wird, müssen die Gäste wieder abgemeldet werden. Bei größeren Gruppen ist die Meldepflicht aller Mitreisenden erfüllt, sobald deren Daten durch einen mitreisenden Gast – dies ist im Normalfall der buchende Gast – bekannt gegeben und deren Richtigkeit mit seiner Unterschrift bestätigt wird.

Die folgenden Daten müssen in einem Ferienwohnung-Meldeschein erfasst werden:

• Anreise- und (voraussichtliches) Abreisedatum

• Vor- und Nachname(n)

• Geburtsdatum

• Anschrift des Gastes

• Staatsangehörigkeit

• Ausweis- oder Reisepassnummer

• Für Mitreisende sind nur Nachname, Vorname(n) und Geburtsdatum einzutragen

Auf Nachfrage sind Sie dazu verpflichtet, den Behörden die Meldescheine vorzulegen. Daher ist es wichtig, diese auch tatsächlich für die vorgeschriebene Dauer aufzubewahren.

Halten Sie sich außerdem immer auf dem neuesten Stand über die örtlichen Covid-19-Verordnungen und die damit zusammenhängenden verpflichtenden Gästeregistrierungen in Beherbergungsbetrieben.

Im Zuge dessen werden üblicherweise die wesentlichen Kontaktdaten, wie vollständiger Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, erhoben.

Die Gästeregistrierung im Rahmen der Covid-19-Verordnung gilt aber auch als erfüllt, wenn der ausgefüllte Meldezettel mit Angabe von Telefonnummer und E-Mail-Adresse vorgelegt wird.

1.3 Schlüsselübergabe – Schlüsselboxen – Elektronische Schlösser – Smart-Locks

Neben der traditionellen, persönlichen Schlüsselübergabe werden aktuell vermehrt andere sichere Lösungen angeboten, um den Gästen ein automatisches Betreten der Ferienunterkunft zu ermöglichen und den Check-in-Vorgang zu erleichtern.

Um einen nahtlosen Wechsel zwischen dem Check-out der abreisenden Gäste und dem Check-in der folgenden anreisenden Gäste zu gewährleisten, bieten Schlüsselboxen, elektronische Schlösser und Smart-Locks die ideale Lösung. Schlüsselboxen mit Zahlenkombination sind eine einfache und preisgünstige Art um sicherzustellen, dass Ihre Gäste – völlig unabhängig von deren Ankunftszeit – einen flexiblen Zugang zu Ihrer Ferienunterkunft erhalten.

Und so einfach ist es: Haustorschlüssel in der Box deponieren, die Zahlenkombination festlegen und Gästen die Anweisungen zum Einchecken übermitteln.

Ihre Gäste sollten erfahren, wo sich die Schlüsselbox genau befindet (manche Hausbesitzer verstecken die Box, damit sie für andere nicht so leicht sichtbar ist), wie die Zahlenkombination lautet und an welchem Ort der Schlüssel nach dem Auschecken deponiert werden muss.

Als zweite Variante sind elektronische Schlösser eine einfache und sichere Art die Tür Ihrer Ferienwohnung zu ver- und entriegeln und bieten zusätzlich den Vorteil, dass keine Schlüssel mehr verloren gehen können. Sollte Ihr Gast einmal den Zahlencode vergessen so reicht eine kurze Nachricht.

Zu guter Letzt eröffnen die intelligenten Smart-Locks allen Smartphone-Nutzern via Bluetooth den Zugang zur Ferienunterkunft. Über dieses System können Eigentümer, ohne selbst anwesend zu sein, genau festlegen, welche Personen zu welchem Zeitpunkt berechtigt sind, die Liegenschaft zu betreten.

1.4 Ortstaxe

Eine weitere Pflicht für Kurzzeitvermieter ist die regelmäßige Zahlung der Ortstaxe für Gäste – auch „Tourismusabgabe“ genannt.

In Österreich sind Eigentümer von Ferienwohnungen per Gesetz dazu verpflichtet, die Ortstaxe von ihren Kurzzeit-Mietern einzuheben und an die zuständige Behörde abzuführen.

Diese Abgabe wird pro Person und Nacht berechnet und kommt den Tourismusverbänden zugute. Hier gibt es jedoch, je nach Bundesland, Unterschiede bei den bürokratischen Abläufen sowie bei der Höhe des Betrages, den Abgabefristen, Altersbeschränkungen etc.

2 Was ist der Online Check-in?

Der Online Check-in bezeichnet die vollständige Automatisierung aller Check-in-Prozesse – angefangen von der Reservierung bis hin zum Check-out – auf der Grundlage technologischer Lösungen.

Diese neue Entwicklung steht eng in Zusammenhang mit den Kontaktbeschränkungen durch Covid-19 und garantiert ein anspruchsvolles und sicheres Konzept durch umfangreiche kontaktlose Lösungen.

Um den Tourismus wieder anzukurbeln, wurde in diesem Zusammenhang auch die Digitalisierung von Einreisedokumenten für Touristenunterkünfte gesetzlich genehmigt und es wurden die Voraussetzungen geschaffen, dass Gästeregistrierungen ab sofort digital abgespeichert werden können.

Während des Online Check-in-Prozesses werden alle Abläufe eines klassischen Check-in voll automatisiert und ohne direkten Kontakt zwischen Gastgeber und Gast abgewickelt. Dies beinhaltet u.a.:

• die Registrierung und Identifizierung der Gäste über ein Online-Formular

• die digitalisierte Identitätsprüfung durch einen biometrischen Abgleich

• Online-Verträge

• Online-Zahlungen

• Online-Kommunikation mit den Gästen

Der große Vorteil dabei ist, dass durch den Einsatz spezieller Technologien der Kontakt zwischen Gästen und Eigentümern entsprechend den Covid-Vorschriften drastisch reduziert werden kann und gleichzeitig ein absolut sicherer, schneller und komfortabler Service angeboten wird.

Mittels weiterer, schlüsselloser Lösungen – wie dem Self-Check-in durch Schlüsselboxen, elektronische Schlösser oder Smart-Locks – wird insgesamt ein vollautomatisierter Prozess erreicht, der alle Ansprüche der modernen Reisenden erfüllt.

Denn der Post-Covid-Tourist ist anspruchsvoller: neben Komfort und Serviceleistungen sind ihm Faktoren wie Gesundheit und Social Distancing besonders wichtig.

Der neue Online Check-in lässt sich für Gäste bequem vom Handy aus durchführen und steigert auf diese Weise wieder das Vertrauen in das Reisen.

3 Die Vorteile der automatischen Gästeregistrierung für Eigentümer

Abgesehen von der Verpflichtung der Ferienwohnungsbesitzer, ihre Gäste zu registrieren und ein Gästeverzeichnis zu führen, ist es in vielen Ländern auch obligatorisch, die Daten der Reisenden an die örtliche Polizei weiterzuleiten. Es macht jedoch einen großen Unterschied, ob all diese Aufgaben auf herkömmliche Art und Weise oder im Rahmen eines automatisierten Online Check-in-Prozesses abgewickelt werden.

Der traditionelle Check-in setzt voraus, dass zwischen dem Gast und dem Gastgeber ein direkter Kontakt besteht, damit die Daten und die Unterschrift des Gastes in Papierform gesammelt werden können. Aus diesem Grund fanden Gästeregistrierungen bisher ausschließlich manuell statt und mussten zeitlich und örtlich zwischen Vermietern und Gästen abgesprochen werden.

Neuerdings können Sie als Vermieter jedoch die Daten Ihrer Gäste unmittelbar in ein elektronisches Gästeverzeichnis eintragen sowie den Meldeschein mittels eines elektronischen Erfassungssystems erstellen lassen, ohne dabei zusätzlich Zeit zu verlieren. Um die erforderlichen Daten sowie die Unterschrift Ihrer Gäste bequem und kontaktlos zu erhalten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Gästeregistrierung zur Verfügung: entweder durch Einscannen des bereits unterschriebenen Meldescheins oder durch die vollständige elektronische Erfassung der Meldedaten plus elektronischer Signatur Ihrer Gäste.

Durch diese automatische Gästeregistrierung steht Eigentümern von Ferienunterkünften nicht nur ein absolut sicheres System zur Verfügung, sondern sie sparen damit auch viel Zeit, Mühe und Kosten, die sie bis dahin in aufwendige manuelle Prozesse, wie beispielsweise das Ausfüllen von Formularen, investieren mussten.

Gastgeber können ab sofort ihre Gäste, auch in größerer Anzahl, rasch und effizient registrieren, ohne diese einzeln bei den Behörden melden zu müssen, was letztendlich auch den Gästen zugutekommt und ihnen einen stressfreien Start in den Urlaub garantiert.

Außerdem garantiert der Online Check-in von Guestia die Erfüllung aller gesetzlicher Vorschriften. Egal in welchem Land sich Ihre Immobilie befindet, Guestia sorgt dafür, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

• Wir kümmern uns um die Online-Speicherung des Gästebuchs für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit.
• Wir erstellen statistische Berichte, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Wir erstellen und speichern alle erforderlichen Rechtsdokumente.

4 Wie der Online Check-in das Gästeerlebnis verbessert

Anstatt, wie bisher, langwierige Check-in-Prozesse zu durchlaufen, bietet der praktische Online Check-in den Gästen von Anfang an ein neues Urlaubsgefühl. Das Gästeerlebnis wird durch den Online Check-in deutlich aufgewertet: kein mühsames Ausfüllen von Formularen kurz nach Anreise, keine langwierigen Absprachen bezüglich veränderter Ankunfts- und Abfahrtszeiten oder Terminverschiebungen für Schlüsselübergaben, keine Angst vor Übertragung von Viren durch ein persönliches Treffen mit dem Gastgeber.

Dank des automatischen Online Check-in können Gäste ganz bequem von ihrem Handy aus in nur 1 Minute einchecken. Die Anmeldung und Registrierung wird schon vor Anreise über ein elektronisches System erledigt. Ebenso laufen der Zahlungsprozess sowie die Identitätsüberprüfung voll automatisch ab, damit Ihre Gäste Zeit sparen und ihren Urlaub in vollen Zügen genießen können.

Darüber hinaus können die Zeiten für das Ein- und Auschecken flexibel gestaltet werden und so unnötige Wartezeiten verhindert werden.

Auch die Tatsache, dass es durch den Online Check-in möglich ist, den direkten Kontakt zu anderen Menschen zu reduzieren, ist ein entscheidender Faktor. Die Gäste fühlen sich dadurch sicherer, was insgesamt zu einem größeren Interesse führt, den Urlaub in einer Ferienwohnung zu buchen.

Das innovative Online Check-in System von Guestia bietet außerdem weitere nützliche Anwendungen, die es den Gästen erlauben, sich schon Tage vor ihrer Ankunft mit dem Handy anzumelden, ihre Identität bequem vom Sofa aus zu verifizieren oder die Ferienunterkunft äußerst komfortabel mit dem Handy als Schlüssel zu betreten. Alle Registrierungsvorgänge können auf ein und derselben Anwendung bequem über das Handy oder auf dem PC abgewickelt werden, ohne zusätzlich E-Mails verschicken zu müssen oder Informationen/Formulare etc.  herunterladen zu müssen.

Der automatische Online Check-in sorgt nicht nur für ein verbessertes Gästeerlebnis, sondern bietet auch absolute Sicherheit und Zuverlässigkeit, da alle Daten und Dokumente Ihrer Gäste in einer Sicherheits-Cloud geschützt sind.

5 Die 5 Schritte des Online Check-in mit Guestia

Wenn Sie Guestia mit dem Online Check-in Ihrer Gäste beauftragen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern. Guestia übernimmt den gesamten Online Check-in und wickelt alle Check-in Aktivitäten mit seinem automatischen System ab: die Registrierung und Identifizierung von Gästen, Online-Unterzeichnung und Online-Änderung von Verträgen, Online-Zahlungen, Übermittlung von Daten an die Behörden, Upselling und vieles mehr.

Die Verwendung dieses Online Check-in Systems führt zu einer erheblichen Steigerung des Kundenerlebnisses sowie zu einer Zeitersparnis von bis zu 80 %.

Welche 5 Schritte für einen erfolgreichen Online Check-in erforderlich sind, möchten wir Ihnen im Folgenden genauer veranschaulichen.

5.1 Selbst-Registrierung der Gäste

Nach der bestätigten Buchung erhalten Ihre Gäste einen Link zum Registrierungsformular für den Online Check-in. Über diesen Link können sie sich sofort selbst registrieren.

Wenn die Registrierung nicht sofort nach der Buchung erfolgt, wird nochmals ein Link zum Registrierungsformular 48 h bevor dem Check-in gesendet.

5.2 Identitätsüberprüfung

Um die Identität Ihrer Gäste zu überprüfen, wird ein biometrischer Abgleich durchgeführt. Dabei kommt eine Technologie namens „Biometric Match“ zum Einsatz, mittels derer das Foto des Ausweises mit einem aktuellen Foto des Gastes (in Echtzeit aufgenommen) verglichen wird, um diese beiden Aufnahmen auf ihre Übereinstimmungen zu prüfen.

Der Gast fertigt ein Foto oder einen Scan von seinem Ausweisfoto an. Anschließend wird er aufgefordert, Gegenstände wie z.B. Brille oder Hut, die die Identitätsprüfung erschweren, abzulegen und dann ein Selfie zu machen.

Die Software vergleicht nun durch einen biometrischen Abgleich beide Fotos auf der Suche nach Ähnlichkeiten und überprüft automatisch, ob es sich um ein und dieselbe Person handelt.

Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um alle Sicherheitsbestimmungen zu erfüllen!

5.3. Persönliche Daten hinzufügen

Im nächsten Schritt füllen die Gäste ihre persönlichen Daten aus. Es werden automatisch die für das jeweilige Land erforderliche Daten verlangt, in dem sich die Unterkunft befindet. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokument als Identitätsnachweis, Aufenthaltsort & -grund usw. müssen eingetragen werden.

Als Identitätsnachweise gelten Reisepass, Führerschein oder Personalausweis.

Zusätzlich müssen die registrierten Gäste bestätigen, dass sie die 3G bezüglich Covid-19 erfüllen, also geimpft, getestet oder genesen sind, und dafür einen gültigen Nachweis erbringen.

5.4 Unterzeichnung des Online-Vertrags

Nachdem das Anmeldeformular mit allen Daten des Gastes sowie den Angaben zum Aufenthaltsort ausgefüllt wurde, können die Gäste mit dem nächsten Schritt fortfahren. Als nächstes wird dem Gast der Mietvertrag und die Hausordnung angezeigt, die er komplett digital lesen kann und anschließend unterschreibt.

Damit sind Sie als Vermieter auf der sicheren Seite, sollte es beispielsweise zu einem Verstoß gegen die Hausregeln kommen bzw. Ihnen vom Gast ein Schadenersatz oder sonstige Geldleistungen zustehen. Nach der Unterzeichnung des Online-Vertrags ist der Online-Check-in fertiggestellt und es können nun, falls vorhanden, weitere Mitreisende registriert werden.

Wenn alle Gäste in der Reservierung den Online Check-in abgeschlossen haben, erhalten sie eine E-Mail mit dem virtuellen Schlüssel und der Zugangsbeschreibung.

6 Warum Guestia für seine Kunden den Online Check-in wählt

Guestia hat sich für den voll automatisierten Online Check-in entschieden, da dieser Sicherheit bietet und jede Menge Zeit sowie mühsame bürokratische Vorgänge erspart.

Mit der Verifizierung der Identität unserer Gäste, der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben sowie der kontaktlosen Abwicklung in Covid-19 Zeiten sind wir mit dem Online Check-in in mehrfacher Hinsicht auf der sicheren Seite.

Im deutschsprachigen Raum gelten ziemlich strenge Regeln in Bezug auf Fristen und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Der Online Check-in garantiert deshalb eine 100-prozentige Absicherung, da dieser absolut gesetzeskonform abläuft. Die Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen erfolgt zeitgerecht und Eigentümer von Ferienimmobilien müssen sich daher keine Sorgen machen.

Darüber hinaus ist der Online Check-in nicht nur für Vermieter von Vorteil, sondern bietet auch Gästen einen vereinfachten Check-in-Prozess, der rasch und bequem vom Handy aus durchgeführt werden kann.

Das Tool für den Online Check-in wird laufend aktualisiert und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst.

Das Ergebnis ist ein benutzerfreundlicher und maßgeschneiderter Prozess, der in weniger als 2 Minuten abgeschlossen werden kann.

Aktuell wird eine neue Gäste-App entwickelt, mit der die Gäste nicht nur den Online-Check-in einfach und rasch durchführen können, sondern auch die Möglichkeit haben, sich später wieder einzuloggen, wann immer sie ihre Daten bearbeiten oder ein zusätzliches Service in Anspruch nehmen möchten. Bei der Registrierung werden die Daten automatisch abgespeichert, sodass die Gäste bei ihrem nächsten Besuch den Online-Check-in mit einem einzigen Klick erledigen können.

Der Ferienwohnungssektor hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und vermehrt auf digitale Lösungen gesetzt. Der Trend bei touristischen Unterkünften bewegt sich zunehmend in Richtung Automatisierung des Check-in-Prozesses, um Gästen sowie Kunden ein schnelleres und komfortableres Service anzubieten als dies bisher der Fall war.

Die häufigsten Herausforderungen während des Check-in-Prozesses waren bisher die vielen komplexen Prozesse, wie die Gästeidentifikation, Gästeregistrierung, das Einchecken selbst, das Berechnen der Ortstaxe, das Einfordern der Kaution etc.

Der Service des Online Check-in hilft dank der Automatisierung des gesamten Prozesses immens, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und so eine Menge Zeit und Geld pro Jahr zu sparen. Die neu gewonnene Zeit wiederum kann optimal im Kunden- und Gästeservice eingesetzt werden und wirkt sich äußerst positiv auf die Weiterentwicklung anderer wichtiger Bereiche im Ferienwohnungsgeschäft aus.